Un client rappelle trois ans après un chantier : une fuite, un doute, une question sur ce qui avait été facturé. Ou bien l’administration vous demande de justifier une écriture de votre comptabilité. Dans les deux cas, la question est la même : retrouvez-vous le bon document, et avez-vous encore le droit de l’avoir jeté ?
Il n’existe pas une seule durée de conservation, mais plusieurs, selon la nature du document. Ce guide les range dans un tableau, explique pourquoi un artisan du bâtiment a intérêt à garder plus longtemps que le minimum, et propose une méthode de classement simple. Les durées ci-dessous sont celles que rappelle le site service-public.fr pour les entreprises.
Le tableau récapitulatif des durées
Voici les principaux documents d’une entreprise, la durée de conservation et le moment où elle commence à courir.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client, facture fournisseur | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Documents fiscaux : livres, registres, documents ou pièces sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle | 6 ans | Dernière opération mentionnée, ou date à laquelle les documents ont été établis |
| Documents bancaires : relevés, talons de chèque | 5 ans | Non précisé |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 € | 10 ans | Livraison ou prestation |
| Police d’assurance | 2 ans | Résiliation du contrat |
Ce tableau vaut pour les factures que vous émettez à vos clients comme pour celles que vous recevez de vos fournisseurs : la facture du grossiste de matériaux est une pièce justificative au même titre que la vôtre.
Dix ans côté comptable, six ans côté fiscal
Deux logiques coexistent, et c’est ce qui prête à confusion. La logique comptable porte sur les pièces justificatives et les livres comptables : dix ans à partir de la clôture de l’exercice. La logique fiscale porte sur les documents que l’administration peut contrôler : six ans.
Le délai fiscal court à partir de la dernière opération mentionnée sur le document, ou de la date à laquelle il a été établi. L’exemple officiel : les éléments concernant les revenus de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu’à fin 2024. Sont notamment concernés l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices (BIC et BNC au réel), la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la TVA.
Une facture est à la fois une pièce justificative et un document sur lequel porte le contrôle fiscal : la durée la plus longue est donc celle qui vous protège. C’est d’ailleurs ce que dit notre guide sur les mentions obligatoires d’une facture d’artisan : dix ans au titre des obligations comptables, six ans au titre du contrôle fiscal, et la durée comptable commande.
Un exemple, avec des dates qui sont des hypothèses. Votre exercice se clôt le 31 décembre 2026 et vous y avez classé une facture. Côté comptable, 2026 + 10 = 2036 : la facture se garde jusqu’à fin 2036. Côté fiscal, 2026 + 6 = 2032 : ce délai-là s’éteint plus tôt. Jeter la facture en 2033 serait donc possible au regard du seul délai fiscal, mais pas au regard du délai comptable.
Les autres documents à ne pas jeter trop vite
- Les relevés bancaires et les talons de chèque : 5 ans.
- Les contrats conclus par voie électronique avec un consommateur, à partir de 120 € : 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation.
- Votre police d’assurance : 2 ans à compter de la résiliation du contrat.
Si vous concluez des contrats par voie électronique avec des particuliers, gardez cette durée de 10 ans en tête dès que le montant atteint 120 €.
Pourquoi l’artisan du bâtiment a intérêt à garder plus
Ce qui suit est un conseil pratique, pas une règle. Pour un chantier de bâtiment, gardez tout le dossier au moins dix ans après la réception. La raison est simple : la garantie décennale court dix ans à compter de la réception. Pendant ces dix ans, le client peut se retourner contre vous, et votre meilleure défense est un dossier complet.
Le délai part de la date de réception, pas de la date de la facture. Si elle est floue, tout le reste l’est aussi, et nous vous renvoyons à notre guide sur le PV de réception des travaux. Pour ce que couvre la décennale, voyez le guide sur l’assurance décennale.
Un exemple, avec des hypothèses. Vous réceptionnez une salle de bain le 14 mars 2026. La garantie décennale court jusqu’au 14 mars 2036, soit 2026 + 10. Dans la même période, les pièces comptables de l’exercice 2026 se gardent jusqu’à fin 2036. Les deux dates se rejoignent : conserver le dossier jusqu’à fin 2036 couvre à la fois l’obligation comptable et la garantie.
Ce que contient un dossier de chantier
- le devis signé et ses avenants ;
- le procès-verbal de réception, avec la levée des réserves s’il y en a eu ;
- les factures : acompte, situations, solde ;
- les photos du chantier, avant, pendant et après ;
- l’attestation d’assurance en vigueur à l’ouverture du chantier.
Le devis signé fait partie des pièces du dossier de chantier. Le conseil pratique de ce guide est de le garder avec le reste du dossier, au moins 10 ans après la réception. Quant au devis resté sans réponse, rattachez-le au dossier du client si vous voulez en garder la trace, et reportez-vous à notre guide sur la durée de validité d’un devis pour savoir jusqu’à quand il vous engage.
Papier ou fichier : ranger pour retrouver
Conserver ne sert à rien si l’on ne retrouve pas. Que vous gardiez du papier, des fichiers ou les deux, la règle d’or est la même : un classement qu’un tiers pourrait comprendre sans vous poser de question. Pour la facture électronique, qui change la façon d’émettre et de recevoir, voyez notre guide sur la facturation électronique.
Voici une méthode simple, par année puis par chantier.
- 1Un grand ensemble par année : une boîte d’archives ou un dossier « 2026 », ouvert au premier jour de l’exercice.
- 2Dans chaque année, deux parties : les documents généraux de l’entreprise (relevés bancaires, livres comptables, assurance) et les chantiers.
- 3Un dossier par chantier, nommé de la même façon à chaque fois, par exemple « 2026-03 Dupont salle de bain ».
- 4Dans le dossier, toujours les mêmes pièces dans le même ordre : devis, avenants, procès-verbal de réception, factures, photos, attestation d’assurance.
- 5Une étiquette lisible sur chaque boîte ou chaque dossier, avec l’année et, si vous le pouvez, l’année de destruction possible.
- 6Un rangement le jour même : la facture que vous posez « un instant » sur le tableau de bord est celle que vous ne retrouverez pas.
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Ce que vous risquez si vous ne pouvez pas produire une facture
Le principe est général : sans pièce, vous ne pouvez pas justifier l’écriture. Lors d’un contrôle, une dépense ou une recette inscrite dans vos comptes doit s’appuyer sur un document. Si le document manque, l’écriture n’est plus prouvée.
Face à un client, le raisonnement est le même. Une facture ou un devis que vous ne retrouvez plus, c’est un argument que vous ne pouvez plus opposer. Les sanctions précises dépendent du cas, et nous ne les détaillons pas ici : sans la pièce, vous ne pouvez pas justifier l’écriture.
Les erreurs les plus fréquentes
- Jeter les factures au bout de six ans parce que « le fisc ne remonte pas plus loin », alors que le délai comptable est de dix ans.
- Compter les dix ans à partir de la date de la facture, alors que le point de départ est la clôture de l’exercice.
- Ne garder que ses factures clients et jeter celles des fournisseurs, qui sont pourtant des pièces justificatives.
- Oublier les pièces d’un chantier au bout de quelques années, alors que la garantie décennale court dix ans à compter de la réception.
- Ne pas garder l’attestation d’assurance en vigueur à l’ouverture du chantier.
- Ranger sans méthode : une facture qui existe mais qu’on ne retrouve pas ne vous protège pas.